Korespondencja w EZD: dziennik podawczy i książka nadawcza
Każda przesyłka, która przychodzi do Fundacji albo z niej wychodzi, dostaje numer w EZD. Dzięki temu wiadomo, kiedy przyszła, kto się nią zajmuje i w jakiej sprawie została załatwiona.
Przesyłka przychodząca
Krok 1 z 3: Zarejestruj
W „Dzienniku podawczym” dodaj przesyłkę: nadawcę, datę wpływu i krótki opis. Przesyłka dostanie numer w formacie numer i rok.
Krok 2 z 3: Dodaj skan
Zeskanuj przesyłkę i dołącz skan. Oryginał papierowy odłóż w ustalonym miejscu.
Krok 3 z 3: Przekaż albo przydziel
Przekaż przesyłkę osobie, która się nią zajmie, albo od razu przydziel ją do istniejącej albo nowej koszulki. Wtedy w koszulce powstaje pismo przychodzące. Dopóki przesyłka nie jest przydzielona do sprawy, ma w dzienniku status „w koszulce (RPW)”.
Przesyłka wychodząca
Listy, które wysyłamy, wpisujemy do książki nadawczej (RPW-W). Każda przesyłka ma numer RPW-W, odbiorcę, adres i datę nadania. Z książki nadawczej wydrukujesz etykiety adresowe na koperty, jak opisuje artykuł Drukowanie etykiet w EZD.
Poczta EZD
„Poczta EZD” pokazuje wiadomości e-mail ze skrzynek podłączonych do EZD. Wiadomość możesz zarejestrować jako pismo w koszulce albo utworzyć z niej zadanie w module Zadania SZO.