EZD Wirtualne biurko: pierwsze kroki

EZD Wirtualne biurko to część SZO do prowadzenia dokumentacji Fundacji. Otworzysz je z menu SZO, pozycją „Pulpit EZD”. Wszystko, co wpływa do Fundacji i z niej wychodzi, rejestrujemy tu, a każdy dokument trafia do właściwej sprawy.

Jak ułożone są dokumenty

Segregator odpowiada jednej pozycji z wykazu akt (JRWA), na przykład dla umów albo zaświadczeń, i ma jej symbol.

Koszulka to jedna sprawa w segregatorze. Ma swój znak, złożony z symbolu segregatora, numeru i roku. W koszulce są pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, umowy, dokumenty wewnętrzne, notatki i pliki. Dla spraw, które ciągną się cały rok, na przykład rejestru zaświadczeń, jest koszulka ciągła.

Pismo to pojedynczy dokument w koszulce, na przykład list, który przyszedł, albo odpowiedź, którą wysyłamy.

Pozycje w menu EZD

• Pulpit EZD: Twoje koszulki i pisma, terminy i rzeczy, które czekają na Ciebie.
• Dziennik podawczy: rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Koszulki: wszystkie sprawy, do których masz dostęp, z wyszukiwarką.
• Segregatory aktowe: pozycje z wykazu akt i ich koszulki.
• Wykaz akt (JRWA): lista symboli i kategorii archiwalnych.
• Terminarz: terminy koszulek i dekretacji w jednym widoku.
• Do podpisu: dokumenty, które czekają na Twój podpis.
• Poczta EZD: skrzynki pocztowe podłączone do EZD.
• Pełnomocnictwa i Zaświadczenia: rejestry prowadzone w EZD.
• Rejestr dokumentów: numery i kody nadane dokumentom, dla administratorów i Zarządu.

Część pozycji widzą tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami, więc Twoje menu może być krótsze.

Pulpit EZD

Na pulpicie są zakładki „Moje sprawy” i „Moje pisma” z koszulkami i pismami, którymi się zajmujesz, ich etapem i terminem. Zacznij od nich dzień: zobaczysz, co jest pilne i co czeka na Twoją decyzję. O zbliżających się terminach EZD przypomina też rano e-mailem.